Fallstudie — KI & Prozesse
Vom Zettelchaos zur
digitalen Reparatur-Zentrale.
Ein eigens entwickeltes SaaS-System bündelt mehrere Marken, Standorte und über 1.000 Aufträge in einer einzigen operativen Plattform — entstanden im eigenen Unternehmen, täglich im Realbetrieb erprobt.
- Branche
- Reparatur & Datenrettung
- Disziplin
- KI & Prozesse
- Umfang
- Eigenes SaaS-System
- Status
- Produktiv im Einsatz
Auftragsverwaltung — zentrale operative Sicht über alle Marken hinweg
01 — Ausgangslage
Operative Reibung trotz solider Marktposition.
Mehrere Marken im Bereich Reparatur und Datenrettung, eigene Online-Shops, mehrere Standorte und ein wachsendes Team — auf dem Papier ein stabiles Setup. Im Tagesgeschäft jedoch wurde der gesamte Betrieb über Excel-Listen, Messenger-Gruppen und Zuruf koordiniert. Die Folgen waren spürbar und planbar wiederkehrend:
- Hohes Anrufaufkommen mit Statusanfragen zu laufenden Aufträgen
- Verzögerte Angebotserstellung und liegen gebliebene Vorgänge
- Manuelle Berechnung von Partner-Provisionen — fehleranfällig und zeitintensiv
- Unklare Zuordnung von Aufträgen zu den jeweiligen Marken
- Skalierbarkeit operativ kaum darstellbar
„Wer skalieren will, muss zuerst seinen eigenen Maschinenraum bauen."
02 — Lösungsansatz
Eine Plattform für alle Marken — ein Portal für jeden Kunden.
Konzipiert wurde eine zentrale Plattform, die sämtliche Marken, Shops und Standorte unter einem operativen Dach bündelt. Ergänzt um ein dediziertes Kundenportal, das Auftraggebern jederzeit transparenten Einblick in den Status ihres Geräts gewährt — ohne den Umweg über Telefon oder E-Mail.
03 — Umsetzung
Maßgeschneidertes SaaS-System für den realen Betrieb.
Entstanden ist ein vollständig auf den eigenen Betrieb zugeschnittenes System — entwickelt aus der täglichen Praxis heraus, nicht aus einem theoretischen Anforderungskatalog.
Multi-Brand-Architektur
Alle Firmen unter einem Dach — mit eigenem Branding, eigenen Bankdaten und mandantenscharfer Rechnungsstellung.
Automatischer Shop-Sync
Eingehende Bestellungen aus angeschlossenen Online-Shops landen in Echtzeit im System — ohne manuelle Übertragung.
Kundenportal mit Live-Tracking
Jeder Auftraggeber sieht den aktuellen Status seines Geräts in Echtzeit, inklusive Chat und passwortgeschütztem Downloadbereich.
Angebots- & Rechnungs-Workflow
Inklusive Ratenzahlung, automatisierter Erinnerungsläufe und flexibler Steuerlogik.
Partner- & Behördenportale
Externe Werkstätten, Abhol-Stationen und Behörden arbeiten eigenständig in einem separierten Bereich.
Automatisierte Kommunikation
Jeder Statuswechsel löst die passende E-Mail-Sequenz aus — ohne manuellen Eingriff.
Sicherheit auf Banking-Niveau
Saubere Mandantentrennung, rollenbasiertes Berechtigungssystem und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Mobile-First-Bedienung
Das operative Team arbeitet zu großen Teilen direkt über das Smartphone — Annahme, Status, Kommunikation.
04 — Ergebnis
Aus operativer Reibung wurde ein skalierbares System.
- Über 1.000 Aufträge mit lückenloser Historie sauber dokumentiert
- Spürbar reduziertes Anrufaufkommen durch transparentes Kundenportal
- Partner und Behörden arbeiten eigenständig — ohne Mehraufwand für das interne Team
- Buchhaltung und Provisionen werden vollautomatisch und korrekt verarbeitet
- Wachstum ohne proportional steigenden Personalaufbau möglich
05 — Einordnung
Kein Kundenprojekt — der eigene Maschinenraum.
Dieses System ist keine Auftragsarbeit und keine Vorlage aus dem Lehrbuch. Es ist das operative Rückgrat eines real laufenden Unternehmens, in dem jeder Fehler unmittelbar Geld kostet und jede Verbesserung unmittelbar Zeit zurückgibt.
Strategie, Technik und operatives Verständnis in einer Hand. Ich entwickle keine Tools aus dem Lehrbuch, sondern Lösungen, die ich selbst täglich im eigenen Unternehmen einsetze.
Genau das ist der Unterschied in der Zusammenarbeit mit meinen Auftraggebern: Die Herausforderungen mittelständischer Unternehmer kenne ich nicht aus zweiter Hand — ich löse sie täglich in meinem eigenen Betrieb.
Optimierung in Ihrem Unternehmen
Eine vergleichbare Lösung für Ihren Betrieb — schnell und wirtschaftlich umsetzbar.
Mit KI-gestützten Werkzeugen lassen sich vergleichbare Automatisierungen heute deutlich schneller und kosteneffizienter realisieren als noch vor wenigen Jahren. In einem kurzen Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, wo in Ihren Abläufen der größte Hebel liegt.